【中小企業でもAI活用！】ふだんの業務への無料の活用方法・初級編

AIを活用できるのは先の未来、IT業界、大企業だけのもの・・・ではありません。すでに日常に。

2025年現在、AIの進歩と普及は急速に進んでおりまして、もはや一般家庭や中小企業でも実用できるレベルに簡単になり、普及が始まっています。とはいえ「AIって、何だか耳にはするしスゴそうだけど、え？結局どうやって、何につかうの？」という方のほうが、まだまだ大多数かと思います。

とりあえず、当店のお得意様企業にお伺いした際など、ちょうどよいチャンスがあれば「あ、そのお仕事、AIを使えばもっとカンタンですよ」などど効率的な使い方をご紹介しているのですが、それだけだと普及の面では効率が悪すぎるので、今日はこのブログ記事で簡単にいくつか「具体的」「簡単」「無料」の活用方法を、お知らせしたいと思います。

その１，ChatGPTなどの学習型サービスで、ビジネス文書の原稿を作る

無料のAIサービスである「ChatGPT」を使って、ビジネスメールの文面や、あいさつ状を送る際に、文章の「型」を書いてもらいましょう。

こういった作業に慣れていない、新入社員や、もともとは事務方でないスタッフ、起業したばかりの方でも、時候のあいさつまでばっちり決まった文章が書けます。電子メールでの要件の切り出しかた、失礼のない文章など、かなりの精度です。少なくとも、この私より、ボキャブラリーも、スピードの面でも、優秀です。

記入欄に「３月に事務所移転する場合の顧客へのあいさつ文を３パターン書いて」などと記入すれば、すぐに例文を完成させてくれます。※ただし最終チェックは、きちんと人間の目と脳で行い、不自然な場合は修正しましょう。

https://chatgpt.com

その２，Microsoft Designer等の画像生成サービスで、販促用の写真やイラストを描いてもらう

こちらも無料のAIサービス（ただし利用にはMicrosoftアカウントが必要）で、無料で様々なイラストを短時間で描いてくれます。

類似の画像生成サービスは複数存在しますが、ビジネス用途の場合、マイクロソフト社のこのAI画像生成サービスが一番「無難で穏当」だと思います。（※著作権侵害や、極端な画風などの心配が少なく使いやすいという意味で）

例えばリフォーム業の広告チラシを作る際などにも、「傷んだ屋根の写真」「にこやかに笑う作業服の青年の写真」など、こまかいシチュエーション付きで用意してくれます。

Microsoft Designer - Stunning designs in a flash

A graphic design app that helps you create professional quality social media posts, invitations, digital postcards, graphics, and more. Start with your idea an…

http://designer.microsoft.com

※ただし、基本的な著作権や肖像権の知識は必要です。既存のイラストや人物の権利を侵害していないか、知識のある人間が判断した上で利用しましょう。

３，Google翻訳などを使って潜在顧客を増やす

以前より翻訳サービスは数限りなく存在しましたが、特に英語や中国語などの、使用者の多い言語に関してはAIによる自然な翻訳の進歩が著しく、ビジネス利用できる範囲がかなり広がったと思います。

これまで、日本語以外のお問合せがあってもお断りしたり、あるいはメールのやり取りに四苦八苦していたようなケースでも、現地でスマートフォンアプリを開いてお互いに話したり、用意した書面の文章をカメラで映すことで、お互いに普通にコミュケーションできたりします。

もちろん、全てをAI翻訳に頼ることは非常に危険なので、法的に繊細な部分については、リアルタイムの翻訳まかせでなく、きちんと事前に正式な書面を作成しておいたものを、時間をかけてチェックするなどの対応が必要かと思います。

当店でも、過去に何度も翻訳アプリを使って日本語が出来ないかたへの現地対応を行いました。

４，Thunderbirdの、AIによる迷惑メールフィルター機能で高精度で自動分類

毎日のように業務用の公開アドレスに届く、迷惑メール、詐欺メール。ひとつひとつ削除したり、受け取り拒否の設定をしても、送り元のアドレスが変わったり、文面が変わったりで、キリがありません。

そんな場合、AI学習付きの無料のメールソフト（ThunderBird）を導入することで、劇的に処分の精度や効率が上がります。

Thunderbird — 受信トレイを身軽に。 — Thunderbird

メッセージの高速全文検索、タブ表示、アーカイブ。設定も簡単で、カスタマイズ自由自在。そんなメールソフトが Thunderbird です。

Thunderbird

さいごに

さて、ここまでご紹介した使用方法は、ほんの一例です。

企業さまの業態、お仕事内容などによって、様々なサービスが活用できると思います。

ご興味があれば、当店の他のサービス（トラブル対応や出張指導や買取など）の際などに、ついでにご相談してみてください。

もちろん、当記事で紹介した各種サービスの使い方指導のご依頼も対応可能です。

宮城にお住まいの皆さまからのお問合せを、お待ちしています。