【重要】サポート作業完了後は必ず記録を残します。

IT機器の修理、設定、診断、指導など、完了後に記録をお渡ししています。

当店では、すべての訪問サービスに完了時に、作業の実施記録 兼 納品書を、お客様へお渡ししています。

日時、担当者、内容、料金、お問い合わせ先などについての記録は、非常に重要です。パソコンのどの部位について、どのような処置をしたか。どのスマートフォンアプリを追加したか。家庭教師の際、どこからどこまでを学習・指導したか。販売した機器やデジタル制作物について、個数やページ数など。

サービス完了後に何かあった際の「責任」にも関わります。何しろこういった記録が無ければ、その後に満足な対応が出来ないかもしれません。プロの業者として必要な措置だと考えています。

【実例】記録を渡さない業者に、ご注意下さい。

個人業者や、規模の小さな店舗、サポートが本業でない企業の中には、こういった作業記録などを残さないケース（総額の領収書のみ）もあるようです。

私が実際に遭遇したトラブル案件をいくつか挙げますが、

• 業者が設定した「ID」や「パスワード」をどこにも記録しておらず、そのせいでお客様が費用をかけた商品やサービスが利用不可となってしまった
• とある業者にパソコンを修理に出して、その後またすぐ故障してしまったが、修理箇所も費用の内訳も不明で補償について水掛け論になってしまった
• 直してほしいと頼んだことをせず、頼んでいない作業を実施して、請求書だけを渡された
• 作業結果や現状に問題があるように思えて抗議したいが、口頭では専門用語でまくし立てられても、正しいかどうか検証できず、反論が出来ない。どうすればよいか分からない

…といったトラブルに立ち会った事があります。実際、業者がどのような作業を行ったかの記録が無いと、責任を追求する際にかなり苦労してしまうようです。ひどい場合は、名刺さえ「持っていない」と言って渡さず、対応した個人が特定できない場合もあるようですね。

傾向としては、便利サービスをあっせんするウェブサイトや、機器の販売店からの紹介や下請けで訪問した個人業者など、自分の看板やお店を出していない業者について、特にそのようなトラブルが度々起こりやすいようです。多重請負による、2次請け、3次請け業者などは、そもそも名刺を作ってさえいない場合も珍しくありません。

何らかのサポートサービスを受けた際には、A4のコピー用紙に手書きでも良いので、「日時」「相手方の情報」「作業の実施内容」「重要な設定内容」を記録してもらうことが重要です。

【付記】複写式伝票（独自形式）の印刷コストは １組10円以下に抑えられる

なお、複写式伝票を印刷所に依頼した場合、高額になるイメージがあるかもしれませんが、工夫すれば比較的安価に制作できます。ご商売をされている方で、訪問サービスや後々の記録が重要な業種の方は、積極的に利用される事をお勧めします。

• 原稿は自前で作成する（※当店の場合はAdobe Illustrator使用だが、Wordで制作しPDFデータにしても良い）
• データ入稿可能なネット印刷サービスを使用する（※当店の場合はプリントフェスタの伝票制作サービスを利用）
• 用紙サイズ、複写枚数、使用色数、紙質などをよく検討する（※当店の場合はA4一色2枚複写ミシン目無し）
• ある程度まとめて発注してコストを抑える（※当店の場合は 1冊50組の冊子を10冊以上で発注）

当店の場合、こういった工夫で報告書一組あたり10円以下に抑えています。お客様の元で手書きしたメモ書きをコンビニ等でコピーするより安いわけですね。それぐらいで確実な安心をお客様にご提供できるなら、是非やるべきではないでしょうか。

原稿データの作り方、発注の仕方が分からない中小企業や個人事業主様へは、出張指導も伺います。