【中小企業様】小さな節約から、大きな改善までIT分野でのご提案
当パソコンサポートせんだいみやぎでは、過去20年以上にわたり、中小企業・零細事業者様（おおむね社員１名～３０名様）の経営のお手伝いを行ってまいりました。ここでは、過去に実施した具体的な施策や、改善の内容などをご紹介いたします。以下はその一例です。実際の現場では、下記以外にもスタッフが適宜改善点を発見しだい、ご提案しています。
なお、ご提案の内容として、以下の６項目に分類しています。
- コスト削減
- 売上向上
- リスク管理
- 社員教育
- ブランド向上
- 補助金/助成金
コスト削減
１，印刷コストの削減
(1)FAXの電子データ化と共有・・・受信したFAXの出力を止め、電子データとして蓄積し、各部署で閲覧(電子メール等)できるシステムに変更しました。
(2)名刺/パンフレット/チラシのネットプリント導入・・・自社内で原稿を作成できるよう、システム導入及びオペレータへの指導（illustrator）、直接ネット印刷会社に発注する方式で、広報印刷物関連のコストを削減しました。
(3)ハガキ印刷コストの軽減・・・自社内プリンタで時間とインク/トナー代を掛けて印刷する方式から、ネットプリントを利用し高品質・低価格(インク代以下)で印刷完了するよう改善しました。
(4)社内の資料印刷コストの軽減・・・社員ごとにコストの高いインクジェットプリンタを使っている状態を止め、社内で最も印刷コストの低い複合機に印刷タスクが集中するよう配線と設定を変更しました。
２，設備コストの削減
(1)事務用PCの延命・・・不調があるたびに10~20万円で機器を入れ替えるのを止め、部品交換、内部清掃などのメンテナンス、OSのアップグレード等で、さらに数年使えるように修繕しました。
(2)PC導入時の機種選定・・・お客様がオーバースペックな高額機器を買わずに済むよう、用途や、使用する方の能力、環境をもとに、適切な機種をお勧めしたり、他者様の見積りが適正かどうかの判断を、第三者の視点から、お伝えしました。
(3)データ共有による不要な設備削減・・・社内のデータが複数のパソコン、外付けハードディスク、CD-ROM、USBメモリなど、複数のメディアでバラバラの状態になっており、その調達コストが余計にかかっている上、データを紛失したり、最新版データが把握できていない問題に対して、データの集中管理システムを構築し、ムダなく簡単にデータの提出と管理と閲覧が出来るように改善しました。
３，人件費削減
(1)一部業務の外注化・・・自社ウェブサイトの管理や、機器の管理など、ITに詳しい専門スタッフが退職した際に、代わりの専門の人員を雇用するのではなく、専門知識が必要な部分だけを当店で担当する方式に変更し、人件費を抑えました。
(2)ＩＴ業務の簡易化・・・自社ウェブサイトを、ホームページ制作ソフトで制作・更新しており、専門的な知識（HTML、FTP、他）を持つスタッフのみが対応可能だった体制から、ワープロが打てる程度のスキルがあれば、同じような結果（情報の更新や変更、ページの追加）が得られるシステムに変更しました（Wordpressの導入）
(3)シフトの効率化・・・複数の社員が外回り営業や訪問式のサービス提供を行っている場合に、それぞれのスケジュールや訪問先をカレンダーで一括管理し、手元のスマートフォンから完了報告を行うなどの仕組みに変更し、ムダを減らすよう改善しました。
４，他コストの削減
(1)ウェブサイト運用コストの削減・・・自由度が低く、効果が見えず、月額費用が高いウェブサイト制作会社から、自由度が高く、効果が見えやすく、月額費用が安いサービスへ、乗り換えを提案しました。
(2)実態に合わせてのダウングレード・・・不必要に高額な通信サービスや、セキュリティシステム、ソフトウェアなどを利用されている場合に、事業規模や業種業態にあわせて、最適で、安価で、安全性も確保されているサービスへの乗り換えを、ご提案しました。
売上向上
(1)販促ツールの制作・・・お客様にお渡しするパンフレット、チラシ、名刺、ウェブサイトなど、「最も訴えるべきポイント」を押さえたうえで、見栄えのする印刷物を安価にデザインしました。
(2)CRM理論に基づいたDM送付システム・・・Customer Relationship Management（顧客との関係を管理する考え方）の理論に基づき、まずは顧客名簿を取りまとめ、接触回数・頻度・取引総額（RFM分析）などの区分を行い、効率的にダイレクトメールや営業を行うための仕組みづくりと、担当者の方への研修を行いました。
(3)検索履歴による顧客の傾向分析・・・自社ウェブサイトに無料の分析ツール（Googleアナリティクス、サーチコンソール等）を組み込み、どのような検索ワードで訪れているか等の情報から、見込み顧客の求めているニーズを分析し、お客様に結果をお伝えし、その内容に基づいて具体的な販促ツールのご提案を行いました。
(4)不用品の売却指南・・・ＩＴ機器などを単にコストをかけて廃棄するのではなく、買取や下取りに出す方法や、安全な売却先をお伝えしました。
リスク管理
(1)ＩＴ機器の老朽化・陳腐化チェック・・・突然の故障で重要なデータが失われたり、業務がストップする危険を最小化するべく、それぞれの機器の劣化の度合いや、機器やソフトのセキュリティ上での使用期限などをチェックし、故障前にいちはやく交換するなどのご提案をしました。
(2)データ管理方式見直し・・・機密データが漏洩したり、紛失するリスクを減らすために、データの管理方法について全体的な改善提案と、具体的な機器設定（各人のPCや通信機器）を行いました。
(3)社内ネットワーク利用制限・・・社内のPCやWi-Fi経由で接続したスマートフォン等で、主要なSNSや匿名掲示板などに接続できないよう制限設定を行いました。
(4)要注意社員の動向調査・・・背信行為や横領の疑いがある問題社員について、合法的な範囲での内偵調査にご協力しました。（電子メール、オンラインのアクセスログ、GPS行動調査等）
社員教育
(1)基本ITリテラシー講習・・・業務でPCを扱う方に、基本的な名称、取り扱い方法（機器を壊さない扱い方）や、行うべき操作（アップデート等）、行ってはいけない操作（業務外アプリの導入等）、電子メールの書き方、知っておくべきビジネスマナー、などを講習方式でお伝えしました。
(2)情報発信者向け講習・・・社内でウェブサイトやSNSや動画作成を担当される方に、著作権の基本や、企画の立て方、炎上対策、各オンラインサービスの特徴、システム上の鉄則などをお伝えしました。
(3)情報セキュリティ研修・・・社内の設備管理担当者の方に、通信手段ごとに注意すべき点や、情報漏洩しづらい管理や監視の方法とシステム、昨今の留意すべき新技術等についてお伝えしました。
ブランド向上
(1)CIデザイン最適化・・・過去に築いてきた企業のイメージやブランドをほとんど活用されていない場合に、潜在顧客に上手く伝わりやすいよう、各種販促ツールや内装などにデザインとして反映させる提案を行いました。長年のお付き合いによる安心感であったり、距離が近いことによる迅速な対応が大切だったりする場合、それを行動だけでなく、色やイラストやイメージ写真で分かりやすく伝える事も重要です。
(2)CS向上指導・・・お客様がどんな場合にCustomer Satisfaction（顧客満足）を感じるか、という観点から、接客担当者の方へ、話し方、ご提案内容、ヒアリング、ツールの利用など、クロージング（取引成立）までの流れ、ストーリー、演出についてご指導しました。
補助金・助成金
(1)システム構築・・・一部の補助金の申請に必要なシステム（jGrantsなど）の構築と申込みのお手伝いをしました。電子メール自体をお持ちでない事業者様に、まず電子メールの送受信環境からお作りする事もあります。
(2)必要業務の受託・・・補助金の支給対象として「広報費」や「IT導入」や「感染予防対策としてのリモートワーク」等をご計画中の企業様へ、補助金の支給条件に合わせてのご提案や、必要な書類（見積書、納品書、請求書等）の発行を行いました。
(3)情報提供・・・お客様が適用できそうな補助金をご紹介したり、ご一緒に財務諸表を元に適用できるかどうか調べたり、当店代表が補助金（持続化補助金）申請の際に認可された書類を参考資料としてお見せしたりしました。
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