【お客様の保護優先】北海道→宮城への移転で、以前の名簿は完全廃棄しています

移転前の「札幌パソコンサポート」時代のお客様名簿は、情報漏洩を防ぐため、廃棄しています。

当店は札幌から移転してきたわけですが、その際に過去のお客様名簿は完全に廃棄するとお約束し、実際そのように処分しております。お客様にとって不利益な情報漏えいを防ぐためです。

当店ではお客様名簿の原本は紙媒体で保管しておりましたので、それを粛々と処分しさえすれば、後には残りません。

紙媒体がメインであるのは、電子データより漏洩しづらく、お客様との紙資料でのやり取りも多かったためです。ダイレクトメールや年賀状などは一切送りません！という方針でしたので、名簿に関しては宛名印刷のための電子化も行っておりませんでした。ITサービス企業なのに、デジタル化していなかったの？！と思われるかもしれませんが、むしろデータの流出防止を考え、あえて面倒な方法を取っていたわけですね。おかげで、処分の際にも「処分した」という証明が比較的容易です。

名簿以外の情報（電子メール、ご請求書など）も順次消去します。

お客様の情報は他にも存在します。電子メールソフトに残ったメールの履歴や、お客様にお渡ししたご請求書や領収書の控えなどには、個人情報が部分的に散在しています。それらは順次、必要が無くなった時点で消去します。「必要が無くなったら」と申しますのは、請求書や領収書などの会計資料は、法律上５年間は保管しなければならないためです。保管義務が無くなった時点で、消去する予定です。

最も多くの情報と最も重要度の高い情報が記載されている顧客名簿の原本は処分済みですので、それらの部分的な情報については極めて危険性が低いと思われますが、油断せずに全てを廃棄する予定です。なお、お客様よりお預かりして修理したパソコン内部から取り出した記憶装置などは、店舗移転前に全て完全破壊しております。

どなたにも情報提供は行いません。ご本人様のお問合せにもお答えできません。

いかに個人情報を処分しても私の脳内には（しばらくは）情報が残っているわけですが、どんなパソコンを使っていらっしゃるかとか、各機器の詳細な設定値など、細かい部分の記憶は徐々に失われていくと思います。その前にお電話や何らかの方法でお問合せを頂きましても、基本的にお答えは出来かねますので、ご了承下さい。

• パスワードを忘れてしまったが覚えていないか
• いつ何を修理したか履歴を出して欲しい
• パソコンの設定に必要な情報を教えて欲しい（ご自宅のネットワーク環境や機器構成など）
• 自宅のIT機器の型番に合わせて、設定手順を教えて欲しい

など、札幌以前のお客様よりこういったご要望がありましても対応は非常に難しくなります。

設定の代行や操作指導について改めて新規のお客様として遠隔サポートを行うことは可能かもしれませんので、いずれ検討はしたいと思います。

ひと財産ですが、過去の事業移転のたびに完全廃棄し、売却したことはありません。

訪問サービス業である我々にとって（というよりほとんどすべてのサービス事業者にとって同じでしょうが）お客様の名簿は、収入を生み出す源であり、大切な財産です。だからこそ「名簿屋」と呼ばれる裏業者が暗躍し、情報漏えいしたリストが高値で取引されたりするわけです。

当方も、過去にやむを得ない事情で何度か店舗移転を行うにあたり、数年をかけて築き上げたお客様との関係、知り得た情報を、事業売却という形で他者に譲渡することも可能ではありました（それまでと変わらずサービスを継続することが目的である事業継承の場合は、個人情報保護法の禁止条項に当てはまらず、受け継いだ業者に必要資料として渡す事ができる）。というよりもむしろ、通常の商売人なら、そうする可能性が非常に高いと思います。法律的に許されて、かつ損をせずに利益が得られるわけですから。

ですが当店では、過去に店舗移転した際は、毎度（宮城県から北海道へ移転した際、また今回、戻ってきた際にも）資料を全廃棄しています。売却益よりも後々のトラブルを恐れた結果とも言えますが、あくまで基本的には、途中で事業を投げ出してしまうことへの責任や、お客様への誠意の表現の一環として、受け止めて頂ければ幸いです。

そうであれば、泣く泣く名簿を処分した自分の気持ちが、多少は浮かばれます。正直に申しますと、自分も人間なので、お一人分の資料を取り出すたび、過去のお付き合いやお話した内容や思い出が蘇ってきて、感傷的になってしまったり、気の滅入ったり、メランコリックになったり、センチメンタルになったり、とにかく悲しい作業には違いないのです。

最後に・名簿は消したが関係がさっぱり消えてしまったわけではありません

現実的なリスクを回避するために名簿を処分し、お問合せ対応も出来ない、と申しましたが、それは「絶縁」を意味するものではありません。過去にお付き合い頂いた皆様との記憶は大切な思い出として自分の胸のうちに残っております。今後、具体的に、直接的にお手伝いすることは非常に難しくなりましたが、また何らかの機会でご縁があれば（ご自身がこちらにお引越しされたり、ご親族の方が宮城にお住まいだったり等）、たいへん嬉しく思います。