【コスト削減・効率化】えっ？！この時代に、まだ紙とインクを使ってFAX受信してますか？

こんにちは、平山です。

世界的には、だんだんと使われなくなってきているファクシミリですが、日本の会社や家庭では、まだまだ現役です。特に、パソコンを使い慣れていない初心者や高齢者のユーザーの方にとっては、見積書や連絡網などのやり取りが”分かり易い”ようです。

最近では、そういうお客様のニーズを無視して「当社はFAXは使いません、全てメールのみです！」という企業もチラホラあるようです。が・・・業種や業態によっては、そう簡単に廃止出来ない場合も、多々あるかと思います。

そういう場合、FAXの受信を電子化して、コスト削減と満足度向上を両立させてはいかがでしょうか？今時は、それほどお金をかけなくとも、印刷をしないでFAXを受信する仕組みが、沢山あります。今回の記事は、それらの仕組みを分かり易く分類してみます。

従来のFAX（印刷する方式）の問題点

インク代や紙代が掛かります。

当たり前ですが、トナーインクを買って交換したり、A4サイズの紙を買って補充したりしなければなりません。勝手に送られてくる宣伝FAXでも、印刷してみなければ内容が分からないので、結局は受け取った側が負担することになります。数が多くなると、馬鹿にならないコストになります。

DMや広告に混じって、紛失してしまう場合も。回覧も面倒。

会社では特にありがちなミスですが、大量の広告DMに混じって、大切なFAXが、届くべき社員に届けられない場合があります。また、それを何人かで共有したりチェックするには、コピーしなければいけなかったり、人為ミスで漏れが出てしまったりと、面倒です。

ファックスを電子化した場合のメリット

例えばですが、１つのやり方の例として、FAXを電子メールとして受け取れるようにすると、どうなるでしょうか？

• もちろん、紙代、インク代は不要になります。
• 通信料金も、割安になる場合があります。（使用頻度やシステムの種類によります）
• FAX機から社員のデスクまでに紛失することなく、確実に各社員に渡ります。※
• 紙で保存するよりも、管理がしやすいです。シュレッダーの手間も省けます。
• 資源のムダが減り、とってもエコです。

これだけのメリットがあります。導入費用にもよるでしょうが、事情が許すなら、やらない選択肢は無いのではないでしょうか？

※各社員が閲覧するための保存場所や閲覧ルールや電子メールの設定などが必要です。

ファクスを電子化する為のやり方は大きく３通り。

(1)FAXをインターネットで受け取れるようにする外部サービスを利用する。

外部のFAX受信サービスを申し込む方法があります。月額1,000円程度で、新たなFAX番号を取得し、それを電子メール等で見られるようにするサービスです。有名な所では、eFaxなどが挙げられます。また、他にもFAX転送サービスは多数ありますので、インターネットFAXサービス＆価格比較Wikiなどを見て、比較検討してみると良いでしょう。

(2)現在の契約回線業者の、FAX転送サービスを使う。

上記の(1)のようなサービスを利用すると、これまで使っていたFAX番号が使えない事がまずネックですし、業者によっては、地元の市外局番が使えません。札幌なら「011」仙台なら「022」を使いたい！なんて時は、どうすればいいでしょうか。

たとえば、NTT東日本で提供している「ひかり電話」を利用している場合は、現在の番号のまま、月額105円でそういったFAXの受信サービスを利用できます。FAX用の電話番号の追加や、こういったオプションサービスが充実しているのが、ひかり電話の良い所ですね。他の事業者でも、類似サービスが無いかチェックしてみましょう。

(3）FAX受信機の転送機能を利用

事務所で大型複合機（ネットワーク対応）を使用されている場合は、たいてい受信FAXを電子メールで転送する機能が付いています。それを知らずに「とりあえず印刷」している企業様を、しばしばお見うけしますが、設定さえきちんとすれば、いちいち紙で印刷する必要はありません。

また、そういった何十万円もするような大型の複合機でなくとも、最近は家庭用/SOHO用の小型複合機でも、ネットワーク機能が付くようになっており、同様のFAX-電子メール送信機能が付いているものも少なくありません。自営業の方には特にお勧めしたいですね。

受け取りの方法も複数あります。どの方式がやりやすいか、選びましょう。

申し込もうと思っているサービスや、お手元の複合機がどのタイプなのか、事前にチェックしましょう。

(1)FAXを電子メールで転送する方式

もっともポピュラーな方式です。特定のパソコンをFAX受信用にしてもいいですし、社員全員のパソコンに転送させたりもできます。もっとも融通が利きやすい方式です。ただしメールソフト内に溜まっていくので、それをバックアップしたり、整理するのは、やや面倒です。

(2)パソコンやサーバーの特定のフォルダに保存する方式

メールソフトを使わずに、直接パソコンなどのフォルダに保存する方式です。ネットワークで共有している外付けハードディスクなどを保存先として指定すれば、社員全員が好きな時にチェックしたりできます。まとめてCD-RWに焼いたり、USBメモリに移したり、年代別に分類したり、といった管理面では、やりやすいと思われます。

(3)インターネットブラウザーで確認する方式

いわゆる「クラウド」式のサービスですね。保存用のホームページにアクセスして、IDとパスワードを入力すると、現在の受信FAXを確認できます。どのパソコンからでも内容が確認できること、外出時でもOKな事、たとえパソコンが壊れても、先方にデータを預けているので安心なこと、がメリットです。反対に、保存できる容量の限度があることなどが、デメリットです。古い受信分から消されてしまう前に、手元のパソコンにダウンロードして保存する･･･という手間が掛かります。

FAX転送のシステムは、上記(1)～(3)のいずれか、または組み合わせになっています。仕事の仕方として、使いやすいと思うものを利用しましょう。